外贸邮件写作，这些细节你注意到了吗？

2024-12-20|2次阅读|开发技巧

做外贸，写邮件是最基本的技能。然而，邮件写得久了，很多外贸人往往会忽略一些细节问题。这些小问题虽然看似不起眼，但对客户体验和沟通效果的影响却不容小觑。本期文章，小助理带大家梳理一下外贸邮件中容易忽略的细节问题。

1. 空格与标点符号
首字母大写、使用英文半角符号，这是写英文邮件的基础规则。然而，在实际写作中，许多人会不小心混用中英文标点，甚至忽略空格问题。来看以下两个例子：

- 错误：In the attachment，I have attached a detailed market trend analysis report and a presentation of our solutions.
- 正确：In the attachment, I have attached a detailed market trend analysis report and a presentation of our solutions.

对以英语为母语的客户来说，错误的标点和空格是非常“扎眼”的，这不仅显得不专业，还可能影响对方的阅读体验。因此，养成规范书写的习惯非常重要。

2. 慎用大写字母
在欧美文化中，大写字母通常用于表达强烈情绪，例如投诉或强调内容。如果不恰当地使用大写，可能会被客户认为不礼貌。但也有两种场景可以使用大写：

- 强调：Please treat it as URGENT.
- 醒目：This product has a ONE-YEAR WARRANTY.

在使用大写时要注意分寸，避免让对方误解你的语气。

3. 字体与字号
商务邮件常用的字体有 Calibri、Georgia 和 Corbel，字号一般保持在 10-12为宜。

如果客户的回信中使用了不同字体，可以尝试在后续邮件中采用对方的字体风格，这是一种传递尊重和建立亲和力的小技巧。

4. 适当使用字体加粗
加粗文字可以突出重点，但滥用则会适得其反。来看两个例子：

- 错误：Our products have passed strict quality control and enjoy a good reputation in the market. We are convinced that by cooperating with you, we can provide you with the best quality products and services.
- 正确：Our products have passed strict quality controland enjoy a good reputation in the market. We are convinced that by cooperating with you, we can provide you with the best quality products and services.

加粗的重点应放在具有吸引力或信息价值的词句上，而不是通篇加粗。

5. 邮件主题随内容调整
回复邮件时，主题中常会出现多个“Re:”，如 Re: Re: Re: Sale Note for School Bag 122111。当话题结束或进入新阶段时，建议更新主题，例如修改为 Re: Updated Sale Note for School Bag 122111，让客户能一目了然地了解邮件内容。这不仅能提高对方的工作效率，还能提升对你的专业印象。

6. 附件提醒
近年来，许多病毒通过邮件附件传播，外贸客户对附件的安全性往往十分敏感。因此，在邮件中提到附件是非常必要的。可以参考以下表达：

>I am attaching herewith the following documents for your confirmation:
>1) Packing List
>2) Commercial Invoice
>3) Certificate of Origin

此外，文件命名也要清晰规范，避免出现 2566fhjkk或 001.jpg 之类的命名，建议采用易于理解的名称，如 Invoice.pdf。

7. 长邮件分段清晰
如果邮件内容较长，应避免大段文字堆积，建议分段或使用项目符号。每段控制在 5-6 行，让内容更具可读性。例如：

- Point 1: Brief explanation.
- Point 2: Detailed elaboration.
- Point 3: Summary or conclusion.

客户的时间有限，清晰、简洁的表达更容易抓住对方的注意力。

8. 避免“炫技”
邮件写作的核心是清晰易懂。避免使用生僻单词或复杂句式，过于“花哨”的表达可能让客户感到困惑或不适。

在适当的场合，可以使用客户的母语沟通，这不仅能拉近距离，还可能激发对方的积极性。很多沉默寡言的客户，看到自己熟悉的语言后，往往会变得更为主动。

最后，外贸邮件写作需要注重细节，既要规范专业，又要考虑客户的阅读体验。希望以上的建议能帮助你在邮件中展现更高水平的职业素养，赢得客户的青睐！

外贸邮件写作，这些细节你注意到了吗？

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